Escribir un email profesional es todo un Reto

¡Quiero felicitar a los participantes del curso “Comunicación profesional” de la Cambra de Barcelona por su humildad, involucración y energía! Nos reunimos para reflexionar sobre nuestros emails y conseguir ser memorables en nuestra comunicación escrita.

¿Por qué es importante profesionalizar nuestros emails? Porque el email es el canal más utilizado en nuestro trabajo.

Según la consultora McKinsey, invertimos el 28% de nuestra jornada en leer y escribir emails. Por ello, es crucial asegurarnos de que leemos y comprendemos los emails que recibimos. Y, sobre todo, que escribimos nuestros emails profesionalmente.

¿Qué es un email profesional?

Un email personalizado, estructurado y empático.

¿Escribimos email breves y concretos?¿Gestionamos adecuadamente las emociones que provocan nuestros emails? ¿Interpretamos correctamente los emails de nuestros clientes?

La clave es la escritura consciente. Parar, respirar y escribir.

En el método EPR, recomiendo 3 pasos para la escritura de nuestros correos electrónicos:

  1. E= Empatizar
  2. P= Priorizar
  3. R= Resumir.
  1.  Empatizar significa tener siempre presente el perfil de nuestro destinatario. Adecuarnos a su estilo de comunicación. Un mismo tema necesita ser expresado de forma diferente en función de nuestro interlocutor, también en la comunicación escrita. ¿Qué tipo de relación tenemos con nuestro destinatario? ¿Informal, formal? ¿Lo conocemos personalmente? ¿Mantenemos una relación de muchos años? ¿Es una persona racional o emocional?  No envíes un email sin anticipar su efecto…
  2. Priorizar la información más relevante. Lo importante siempre al inicio porque muchas veces leemos “en diagonal” y vamos perdiendo información a medida que avanzamos en la lectura. También aplicamos aquí la regla “menos es más”. Recuerda mantener el foco y limitar tu comunicación a 3 mensajes, como máximo.
  3. Resumir ayuda a nuestro destinatario a reforzar el mensaje principal. ¿Cuál es el objetivo de nuestro email? Concreta qué necesitas, cuándo y por qué.

Después de leer este post, quizá te preguntes por otro canal escrito: el WhatsApp. Como sabéis, va ganando fuerza en el terreno laboral. También debemos prestarle atención y ser conscientes de que proyectamos también nuestra imagen profesional a través del texto, de nuestra fotografía de perfil, de los emoticonos… Muy pronto nos focalizaremos en el WhatsApp.

De momento, os invito a repasar vuestros 3 últimos emails y reflexionar. ¿Estoy satisfech@? ¿Son breves, directos, estructurados y empáticos?

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