Escriure un email professional és tot un repte

Vull felicitar els participants del curs “Comunicació professional” de la Cambra de Barcelona per la seva humilitat, involucració i energia! Ens reunim per reflexionar sobre els nostres emails i aconseguir ser memorables a la nostra comunicació escrita.

Per què és important professionalitzar els nostres emails? Perquè l'email és el canal més utilitzat a la nostra feina.

Segons la consultora McKinsey, invertim el 28% de la nostra jornada a llegir i escriure emails. Per això, és crucial assegurar-nos que llegim i comprenem els correus electrònics que rebem. I, sobretot, que escrivim els nostres correus electrònics professionalment.

Què és un email professional?

Un correu electrònic personalitzat, estructurat i empàtic.

Escrivim email breus i concrets? Gestionem adequadament les emocions que provoquen els nostres emails? Interpretem correctament els emails dels nostres clients?

La clau és l'escriptura conscient. Aturar, respirar i escriure.

Al mètode EPR, recomano 3 passos per a l'escriptura dels nostres correus electrònics:

  1. E= Empatitzar
  2. P= Prioritzar
  3. R= Resumir.
  1.  Empatitzar vol dir tenir sempre present el perfil del nostre destinatari. Adequar-nos al vostre estil de comunicació. Un mateix tema necessita ser expressat de manera diferent en funció del nostre interlocutor, també en la comunicació escrita. Quin tipus de relació tenim amb el nostre destinatari? Informal, formal? El coneixem personalment? Mantenim una relació de molts anys? És una persona racional o emocional? No envieu un email sense anticipar-ne l'efecte…
  2. Prioritzar la informació més rellevant. El que és important sempre a l'inici perquè moltes vegades llegim “en diagonal” i anem perdent informació a mesura que avancem en la lectura. També apliquem aquí la regla “menys és més”. Recordeu mantenir el focus i limitar la vostra comunicació a 3 missatges, com a màxim.
  3. Resumir ajuda el nostre destinatari a reforçar el missatge principal. Quin és l'objectiu del nostre correu electrònic? Concreta què necessites, quan i per què.

Després de llegir aquest post, potser et preguntis per un altre canal escrit: el WhatsApp. Com sabeu, va guanyant força al terreny laboral. També hem de parar atenció i ser conscients que projectem també la nostra imatge professional a través del text, de la nostra fotografia de perfil, de les emoticones… Molt aviat ens focalitzarem al WhatsApp.

De moment, us convido a repassar els vostres 3 darrers emails i reflexionar. Estic satisfet/da? Són breus, directes, estructurats i empàtics?

Cistella de la compra